Hysbysiad Preifatrwydd

Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru

 

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut yr ydym ni, Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru, yn bwriadu casglu a defnyddio gwybodaeth amdanoch chi.

 

  1. Pwy ydym ni

Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru, sy’n masnachu fel Y Fw Fynydd Gymreig, Gerddi Flagstaff, Bae Colwyn, Conwy, LL28 5UY (ni neu ein)

Mae Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru yn gwmni preifat cyfyngedig drwy warant ac sydd wedi ei gofrestru yng Nghymru a Lloegr, rhif 01731129

 

Ein rhif elusen gofrestredig yw 514108 a’n rhif TAW yw 625357242

 

Mae Cwmni Masnachu Cyfyngedig Cymdeithas Sŵolegol Cymru yn gwmni preifat cyfyngedig drwy gyfranddaliadau, a gofrestrwyd yng Nghymru a Lloegr, rhif cwmni 02919513. Mae’n is-gwmni sy’n eiddo yn gyfan gwbl i Gymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru. Mae’n gweithredu siop anrhegion o fewn tir y Sw ac mae’n rhoi ei holl elw i’r rhiant-elusen drwy Rodd Cymorth.

 

Cyfeirir at y ddau gwmni hyn gyda’i gilydd fel Y Sw Fynydd Gymreig ac mae cyfeiriadau at ‘ni’ a ‘ninnau’ yn cyfeirio at y ddau ohonynt ar y cyd.

 

Gall Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru a Chwmni Masnachu Cymdeithas Sŵolegol Cymru fod yn rheolwyr data eich data personol. Er y byddant yn gweithredu yn annibynnol bydd rhai o’u gweithgareddau yn gorgyffwrdd ac efallai y bydd data personol yn cael ei rannu yn fewnol i gefnogi gweithgareddau.

 

Mae Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru wedi ei lleoli yn Y Sw Fynydd Gymreig, Gerddi Flagstaff, Bae Colwyn LL28 5UY

 

Dan y ddeddf diogelu data ni yw ‘rheolwr data’ yr wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu amdanoch chi ac fel rheolwr data mae gennym gyfrifoldebau cyfreithiol arbennig sy’n ymwneud â’r ffordd yr ydym yn casglu, defnyddio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol. Mae’n rhaid inni eich hysbysu ynglŷn â hyn.

 

Bydd y Polisi Preifatrwydd hwn yn cael ei adolygu o bryd i’w gilydd er mwyn rhoi ystyriaeth i unrhyw ddeddfwriaeth newydd, newidiadau mewn technoleg ac arferion gweithredol i sicrhau fod ei ddefnydd yn briodol.

  1. Beth mae’r Polisi Preifatrwydd yn ei gwmpasu?
  • Mae’n nodi’r mathau o ddata personol yr ydym yn eu casglu amdanoch chi:
  • Sut a pham yr ydym yn casglu ac yn defnyddio eich data personol;
  • Pa mor hir yr ydym yn cadw eich data personol;
  • Y sail gyfreithiol sydd gennym dros ddefnyddio eich data personol;
  • Eich hawliau mewn perthynas â’ch data personol;
  • Ein manylion cysylltu mewn perthynas â’r Polisi Preifatrwydd hwn.

 

 

  1. Yr wybodaeth yr ydym yn ei chasglu

Mae’r mathau o wybodaeth bersonol yr ydym yn eu casglu gennych chi yn cynnwys:

  1. Gwybodaeth yr ydych yn ei darparu i ni – Gwybodaeth bersonol yr ydych yn ei darparu inni gan gynnwys eich manylion cysylltu (h.y. eich enw, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a chyfeiriad post) a’ch manylion banc.
  2. Ein gohebiaeth – Os byddwch yn cysylltu â ni gallw gadw cofnod o’r ohebiaeth honno.
  3. Gwybodaeth gwerthu a gwasanaethau – Manylion unrhyw drafodion yr ydych yn eu gwneud â ni a manylion unrhyw wasanaethau yr ydym yn eu darparu i chi.
  4. Recordiadau teledu cylch cyfyng o’r rhai sy’n ymweld â’n hadeiladau. (Er mwyn gweld ein Polisi Teledu Cylch Cyfyng cliciwch yma)
  5. Gwybodaeth yr ydych yn ei chofnodi ar ein gwefan (Rydym yn defnyddio cwcis. Ffeiliau testun bychain yw’r rhain sy’n cael eu gosod ar eich cyfrifiadur gan wefannau arbennig yr ydych yn ymweld â hwy. Cânt eu defnyddio i wneud i’n gwefan weithio’n fwy effeithiol. (Er mwyn gweld ein Polisi Cwcis cliciwch yma).

 

  1. Sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Gall y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth yn y ffyrdd canlynol:

 

  1. Er mwyn darparu ein gwasanaethau yn effeithiol i chi – enghreifftiau i weinyddu ein gwasanaethau, gan gynnwys ymdrin â’ch ceisiadau, cyfathrebu â chi (gan gynnwys ynglŷn ag unrhyw gynigion neu hyrwyddiadau).
  2. Er mwyn marchnata i chi – Os nad ydych wedi gwrthwynebu, rhoi diweddariadau a chynigion ichi am ein cynhyrchion a’n gwasanaethau a chynhyrchion neu wasanaeth cwmnïau trydydd parti dethol y credwn y gallent fod o ddiddordeb ichi. (Gweler paragraff 4, Trosglwyddiadau gwybodaeth bersonol, i gael rhagor o wybodaeth). Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer marchnata ein gwasanaethau ein hunain i chi drwy’r post, ar y ffôn a thrwy e-bost a, lle bo’n ofynnol gan y gyfraith, byddwn yn gofyn am eich caniatâd pan fyddwn yn casglu eich data i gynnal unrhyw un o’r dulliau marchnata hyn. Byddwn yn rhoi opsiwn i ddatdanysgrifio neu i optio allan drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion yn adran ‘Cysylltu â ni’ yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Os, ar unrhyw adeg, na fyddwch yn dymuno inni gysylltu â chi at ddibenion marchnata, gallwch roi gwybod inni drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt hyn.

 

  1. Trosglwyddiadau gwybodaeth bersonol

 

Efallai y byddwn yn caniatáu i gwmnïau trydydd parti dethol ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol, ar gyfer y dibenion a amlinellir yn yr adran ‘Sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol’ (uchod). Gall y bydd y cwmnïau hyn yn defnyddio’r wybodaeth hon i gysylltu â chi. Bydd gan drydydd partïon dethol ymrwymiadau i brosesu eich gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â’r un dulliau diogelu yr ydym yn eu defnyddio.

 

Rydym yn cadarnhau y bydd yr holl wybodaeth bersonol a gedwir gennym amdanoch chi yn aros yn y (ac na fydd yn cael ei throsglwyddo y tu allan i’r) Deyrnas Unedig.

 

  1. Am faint o amser y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

 

Os byddwch wedi dangos diddordeb yn ein cynhyrchion neu wasanaethau / os byddwn wedi casglu eich manylion cysylltu er mwyn inni roi gwybodaeth ichi am ein gwasanaethau, byddwn yn cadw eich nes byddwch yn gofyn inni roi’r gorau i anfon gwybodaeth o’r fath i chi.

 

Os byddwch wedi prynu cynnyrch neu wasanaeth gennym, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am y cyfnod y byddwn yn darparu gwasanaeth ichi, i ddelio ag unrhyw ymholiadau, cwynion neu hawliau cyfreithiol a allai fod gennych. Mae hyn yn cynnwys unrhyw wybodaeth a roddwyd inni gennych at ddibenion Rhodd Cymorth.

 

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw am gyhyd ag y bo angen i ni ei defnyddio yn unig. Fodd bynnag, mae gennym rwymedigaethau cyfreithiol sy’n ei gwneud yn ofynnol i’ch gwybodaeth bersonol gael ei chadw am gyfnodau penodedig hyd yn oed lle na fyddwch o bosibl yn defnyddio ein gwasanaethau bellach. Mae’r rhain yn cynnwys:

 

  • Cadw gwybodaeth at ddibenion treth a chyfrifo.
  • Canllawiau ar gyfer cadw gwybodaeth a gyhoeddir gan yr awdurdodau diogelu data perthnasol.

 

Mae manylion am ein Hamserlen Gadw ar gael ar gais.

 

  1. Rhesymau cyfreithiol dros brosesu

 

Y rhesymau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol yw bod prosesu yn angenrheidiol ar gyfer:

 

  1. Ein diddordebau busnes cyfreithlon neu rai trydydd parti ac mae’r diddordebau hynny’n cael eu trechu gan eich diddordebau chi neu eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol mewn perthynas â diogelu eich gwybodaeth bersonol. Mae ein diddordebau busnes cyfreithlon yn cynnwys ein galluogi i ddarparu cynhyrchion, gwasanaethau a gwybodaeth i chi am ein cynhyrchion a’n gwasanaethau (marchnata).
  2. Ein cyflawniad o gytundeb a wneir â chi. Mae hyn yn cynnwys ein bod yn rhoi cynhyrchion a gwasanaethau ichi a’n bod yn cymryd camau yn unol â’ch cais, tuag at, a chan ddisgwyl darparu cynhyrchion a gwasanaethau i chi.
  3. Ein cydymffurfiad â rhwymedigaethau cyfreithiol neu reoleiddiol.

 

 

  1. Eich hawliau mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol

 

Os oes gennych unrhyw gwestiynau mewn perthynas â’n defnydd o’ch gwybodaeth bersonol, yn gyntaf dylech gysylltu â ni gan ddefnyddio’r cyswllt yn adran ‘Cysylltu â ni’ yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

 

Dan rai amodau arbennig, efallai fod gennych yr hawl i ofyn inni wneud y canlynol :

 

  1. Darparu manylion pellach ichi ar y defnydd a wnawn o’ch gwybodaeth bersonol.
  2. Darparu copi ichi o wybodaeth bersonol yr ydym wedi ei chasglu amdanoch chi.
  3. Diweddaru unrhyw anghywirdeb yn yr wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw.
  4. Dileu unrhyw wybodaeth bersonol nad oes gennym reswm cyfreithlon bellach dros ei defnyddio.
  5. Gwrthwynebu ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol os yw ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol yn achosi niwed gormodol i chi. Mewn achos o’r fath rhaid inni roi’r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i’r diben hwnnw.

 

  1. Cysylltu â ni

 

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, neu os hoffech ganfod mwy am yr hysbysiad preifatrwydd hwn gallwch ysgrifennu inni yn:

 

Cymdeithas Sŵolegol Genedlaethol Cymru
Y Sw Fynydd Gymreig

Gerddi Flagstaff

Bae Colwyn

Conwy

LL28 5UY

 

Efallai bod gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, gallwch ddarganfod sut i roi gwybod am bryder drwy eu gwefan.

 

 

 

Fersiwn 2018
Awdur Swyddog Data
Cymeradwywyd gan Cyfarwyddwr Gweithrediadau a Gweinyddu
Dyddiad Cymeradwyo Gorffennaf 2018
Lleoliad Cadw Swyddfa Weinyddu’r Sw
Dyddiad adolygiad nesaf Gorffennaf 2020

 

 

 

 

 

 

Privacy Notice

National Zoological Society of Wales

 

This privacy notice explains how we, National Zoological Society of Wales, intend to collect and use information about you.

 

  1. Who we are

National Zoological Society of Wales, trading as Welsh Mountain Zoo. Old Highway, Colwyn Bay, Conwy, LL28 5UY.

 

The National Zoological Society of Wales is a private company limited by guarantee and registered in England & Wales, no. 01731129

 

Our registered charity no. is 514108 and our VAT no. is 625357242

 

The Zoological Society of Wales Trading Company Limited is a private company limited by shares, registered in England and Wales, company no. 02919513. It is a wholly owned subsidiary of Nation Zoological Society of Wales. It operates a gift shop within the Zoo grounds and donates all it’s profits to the parent charity by Gift Aid.

 

Both these companies are collectively referred to as Welsh Mountain Zoo and references to ‘’we’ ’and ‘’us’’ refer to them both collectively.

 

National Zoological Society of Wales and Zoological Society of Wales Trading Company Limited may each be data controllers of your personal data. Although they operate independently some of their activities overlap and personal data may be shared internally to support activities.

 

National Zoological Society for Wales is located at Welsh Mountain Zoo, Flagstaff Gardens, Colwyn Bay LL28 5UY

Under data protection law we are the ‘data controller’ of the personal information that we collect about you and as a data controller we have certain legal responsibilities concerning how we collect, use and share your personal information. We must inform you about this.

 

This Privacy Policy will be reviewed from time to time to take account of any new legislation, changes in technology and operational practices to ensure that it’s application is appropriate.

 

 

  1. What does the Privacy Policy cover?
  • Sets out the types of personal data we collect about you:
  • How and why we collect and use your personal data;
  • How long we keep your personal data;
  • Legal basis we have for using your personal data;
  • Your rights in relation to your personal data;
  • Our contact details in relation to this Privacy Policy.

 

  1. The information we collect

The types of personal information we collect from you include:

  1. Information you provide to us – Personal information that you provide to us including your contact details (i.e. your name, email address, phone number and postal address) and your bank details.
  2. Our correspondence – If you contact us, we may keep a record of that correspondence.
  3. Sales & services information – Details of any transactions you make with us and details of any services we provide to you.
  4. CCTV recordings of those visiting our premises. (To see our CCTV Policy click her)
  5. Information that you enter into our website (We use cookies. They are small text files that are placed on your computer by certain websites that you visit. They are used to make our website work more efficiently. (To see our Cookies Policy click here).

 

  1. How we use your personal information

We may use your information in the following ways:

  1. To provide our services effectively to you – examples to administer our services, including handling your requests, communicating with you (including about any offers or promotions).
  2. To market to you – If you have not objected, to provide you with updates and offers about our products and services and products or service of select third-party companies that we think may be of interest to you. (See paragraph 4, Transfers of personal information, for further information). We may use your information for marketing our own services to you by post, phone and email and, where required by law, we will ask for your consent at the time we collect your data to conduct any of these types of marketing. We will provide an option to unsubscribe or opt-out by contacting us using the details in the ‘Contact us’ section of this privacy notice. If at any time you do not want us to contact you for marketing purposes, you can let us know by contacting us using these contact details.
  1. Transfers of personal information

We may permit selected third-party companies to use your personal information, for the purposes set out in the section ‘How we use your personal information’ (above). These companies may use this information to contact you. Selected third parties will be subject to obligations to process your personal information in compliance with the same safeguards that we deploy

 

We confirm that all personal information held by us about you will remain in (and will not be transferred outside of) the United Kingdom.

 

  1. How long will we keep your personal information?

Where you have expressed an interest in our products or services / where we have collected your contact details for us to provide you with information about our services, we will keep your information, or until you ask us to stop sending you such information.

 

Where you have purchased a product or service from us, we will keep your personal information for so long as we are providing you with a service, to deal with any queries, complaints or legal claims you may have. This includes any information provided to us for the purposes of Gift Aid.

 

Your information will only be retained for as long as it is necessary for us to use it. However, we have certain legal obligations which require your personal information to be retained for specified periods even where you may no longer be using our services. These include:

  • Retaining information for tax and accounting purposes.
  • Guidelines for retention of information issued by the relevant data protection authorities.

Details of our Retention Schedule are available upon request.

 

  1. Legal grounds to process

The legal grounds we rely on to process your personal information are that processing is necessary for:

  1. Our legitimate business interests or those of a third party and these interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms in relation to the protection of your personal information. Our legitimate business interests include enabling us to provide you with products, services and information about our products and services (marketing).
  2. Our performance of a contract made with you. This includes our providing you with products and services and our taking steps at your request towards, and in anticipation of, providing you with products and services.
  3. Our compliance with legal or regulatory obligations.

 

  1. Your rights in relation to your personal information

If you have any questions in relation to our use of your personal information, you should first contact us using the contact in the ‘Contact us’ section of this privacy notice.

Under certain conditions, you may have the right to request us to:

  1. Provide you with further details on the use we make of your personal information.
  2. Provide you with a copy of personal information that we have collected about you.
  3. Update any inaccuracies in the personal information we hold.
  4. Delete any personal information that we no longer have a lawful ground to use.
  5. Object to our use of your personal information if our use of your personal information is causing you undue harm. In such case we must cease using your personal information for that purpose.

 

  1. Contact us

If you have any questions, or you would like to find out more about this privacy notice you can write to us at:

 

National Zoological Society of Wales
Welsh Mountain Zoo

Flagstaff Gardens

Colwyn Bay

Conwy

LL28 5UY

 

You also have the right to complain to the Information Commissioner’s Office, you can find out how to report a concern via their website.

 

 

Version 2018
Author Data Officer
Approved by Director of Operations & Administration
Approval date July 2018
Location Held Zoo Administration Office
Date of next review July 2020